AUDITORIA
DE RECURSOS HUMANOS
Concepto
y Beneficios.
Antes que todo es importante
conocer a que se refiere el término auditoria, esta se define como “Un examen independiente y sistemático realizado
para determinar si las actividades y resultados cumplen con lo establecido en
el procedimiento documental y también para determinar si esos procedimientos
han sido implantados eficazmente y son los adecuados para alcanzar los
objetivos”[1],
gracias a esta podemos detectar problemas
o deficiencias en un área especifica para que así procedamos a
resolverlos no sin antes analizarlos y estudiarlos bien.
Existen cinco tipos de
auditoria: administrativa, de recursos humanos, financiera, de operaciones e
interna.
La auditoria administrativa
es aquella que se encarga de revisar y evaluar de una empresa que las metas,
controles, y su forma de operar realmente funcionen. La auditoria financiera
revisa que las actividades y registros contables se hagan correctamente, la
auditoria de operaciones evalúa y revisa los procesos productivos y la calidad
de estos, la auditoria interna más que nada tiene que ver con aquella persona
que evaluara, y por último tenemos la auditoria de recursos humanos “es un examen o evaluación de los objetivos y
funciones que en materia de personal realiza un departamento de personal para
determinar si se ajustan a los planes y a los programas establecidos y evaluar
si cumplen con su contenido, para en caso contrario sugerir recomendaciones”[2].
Creo que aquel que lleve a
cabo la tarea de hacer la auditoria deberá
tener un buen nivel intelectual, una buena habilidad para planificar,
organizarse, dirigir y controlar, además de ser una persona responsable y
confiable, con aptitudes para trabajar bajo presión y con un buen y amplio
criterio.
Al realizar la auditoria
podemos beneficiarnos mucho ya que al encontrar errores, fallas o deficiencias
en algunas actividades podemos buscar una solución y llegar a solucionarlas
antes de que perjudique mucho.
Es importante resaltar que
solo nos concierne elaborar auditorias de recursos humanos, por ejemplo si
pretendemos realizar una contable en primera no tenemos los conocimientos necesarios y deberíamos ser por obvias
razones contadores.
Áreas
En Las Que Se Practica.
Por lo regular una auditoria
de recursos humanos puede llevarse acabo en áreas como lo son higiene y
seguridad para conocer a que porcentajes de enfermedades están expuesto los
empleados o conocer los índices de riesgos que hay en la empresa, en admisión y
empleo para ver si se están ocupando los métodos adecuados para contratar
personal idóneo para la empresa, en los sistemas de remuneración para saber si
la gente esta siendo remunerada de acuerdo a la actividad que realiza, en
capacitación y adiestramiento para saber si realmente se están utilizando
métodos adecuados para el aprendizaje, en evaluación del desempeño por ejemplo
para ver si los empleados son
avisados acerca de sus resultados o saber si los supervisores son capacitados
para evaluar, y valuación de puestos por mencionar algunos.
Procedimiento
para Llevara a cabo una Auditoria de Recursos Humanos.
Para elaborar la auditoria
debemos seguir el siguiente procedimiento cuenta con etapas como planeación,
investigación, evaluación y diagnostico y por último la presentación de esta.
En la planeación básicamente
indicaremos las fallas o problemas que existen y que tengan relación con los
recursos humanos, esto través de una
investigación, analizando la información y elaborando un programa especifico o
plan de auditoria. Masque nada es la
búsqueda de información para detectar el problema o falla en alguna de las
actividades, pero hay que indagar bien ya que los problemas no siempre estarán
a la vista de uno.
En la investigación nosotros
recopilaremos todos los datos que sean necesarios por medio de documentos que la
propia empresa nos proporcionara, también aplicaremos técnicas como la
encuesta, cuestionario o entrevista para recabar más datos e información, después
interpretaremos los documentos así como
la información que recolectamos gracias a las técnicas.
Para llevar acabo la
evaluación y diagnostico haremos el concentrado de los datos que obtuvimos en la
investigación, después procederemos a clasificarlos, luego a evaluarlos y por
último determinar aquellas alternativas que den una mejor solución al problema
detectado.
Podemos llegar a pensar que
no es un procedimiento tan extenso y hasta cierto punto fácil de realizar cada
etapa lleva su tiempo ya que no fácilmente encontramos un problema, el
recolectar datos no es tarea de un día ya que hay que obtenerlo y vaciarlos en
bases de datos que por lo regular se utilizan estos programas por lo prácticos
que son, y el elaborar una solución ni se diga ya que antes de tomar una
decisión o recomendar algo de primera mano debemos manejar ya el tema en un
100% y analizar bien todo para no cometer errores.
Plan
de auditoria.
Como buenos administradores
en cada una de las actividades que realicemos siempre utilizaremos el proceso
administrativo desde la planeación hasta el control y para llevar a cabo una
auditoria de recursos humanos no haremos excepción ya que antes de querer
elaborar la auditoria debemos estructurar, elaborar mis objetivos, estrategias
a utiliza, etc. es decir haremos un esquema detallado de las actividades a
realizar. Y particularmente nuestro plan de auditoria deberá contener
objetivos, un alcance, al personal de la organización afectado, algunos documentos
de referencia como lo son requisitos, criterios de valoración, por mencionar
algunos, algo muy importante que no debe faltar es el equipo auditor,
identificar las áreas que han de ser auditadas, una adaptación de listas de
comprobación y demás herramientas a utilizar, y un cronograma que nos indique
cada cuando se llevaran a cabo estas actividades.
“Es
conveniente que el plan de auditoria sea analizado y aprobado por la empresa,
de esta forma las posibles objeciones planteadas por la parte auditada puedan
ser resueltas previamente a la ejecución de la auditoria garantizándose así la
efectividad de la misma”[3].
Programa
de auditoria.
Se refiere al procedimiento
que debemos seguir para realizar las
actividades ya planeadas, este es planeado y elaborado con anticipación y su
contenido debe ser flexible, sencillo y conciso, de tal manera que los
procedimientos empleados en cada Auditoría estén de acuerdo con las
circunstancias del examen.
Puede surgir la duda si el
plan y el programa son lo mismo incluso a mi me confunde un poco el significado
de ambos, pero hay que diferenciarlos ya que uno se refiere a un esquema
detallado de que se va hacer y el otro el procedimiento que se va a seguir para
realizar algo.
Ejecución
de auditoria.
Ya terminado el plan y
programa de auditoria es hora de pensar quien llevara acabo esa actividad, ya
que uno no puede empezar hacer algo si no esta sin saber primero que es y como
debe hacerlo. La mayoría de las empresas si no es que todas deciden recurrir al
tan mencionado Outsourcing que se define como “el proceso que consiste en transferir la responsabilidad de un área de
servicio y sus objetivos a un proveedor externo”[4].
Más que nada este se refiere aquellas personas ajenas a la empresa pero
expertas en el tema que se contrata para llevar a cabo la auditoria.
Informe.
Este no es otra cosa que el
resultado del análisis que hizo el auditor, es decir un resumen o una
descripción en general de las actividades que hizo, debe de hacerlo de tal
forma que sea comprensible y de fácil lectura, además de que debe ser muy atractivo, ya que así no dará molestia o
flojera al lector para revisarlo.
Este informe se compone de
tres partes la primera denominada material preliminar, lleva una portada misma
que debe contener el logotipo de la empresa, el nombre de esta, la fecha en que
se esta llevando acabo la auditoria, nombre del auditor y si se pide las firmas
de quien autoriza y quien coordina, después de esto debe llevar un índice pero
claro este debe ser elaborado hasta el final ya que se tengan todos los
contenidos, luego elaborar un presentación o introducción mencionando que
es lo que se vera en dicho informe. La
segunda parte se llama cuerpo del informe y este contiene el propósito de la
auditoria, el alcance, métodos utilizados para resolver la problemática ya sea
a través de encuestas, entrevistas, cuestionarios, etc., después anexar en caso
de que se hicieran cuestionarios una copia de estos, guías de las entrevistas,
exposición de los problemas o deficiencias encontradas, las conclusiones y
recomendaciones. Y para la tercera parte que tiene el nombre de material
complementario se anexaran graficas, cuadros, diagramas de flujo, hojas de
trabajo u otras formas que se utilizaron para realizar una auditoria de
recursos humanos.
Seguimiento.
Este implica revisar y
comprobar las actividades del auditado
informando la secuencia de estas para así corregirlas en su totalidad y
ya corregidas la auditoria puede darse por terminada incluyendo fechas y
firmas.
Con esto podemos ver que el
seguimiento no solo le compete al auditado, ya que la persona que lleve a cabo
la auditoria debe de dar las mejores recomendaciones y soluciones mostrándoles
que como y cuando hacerlas, para que de esta manera los auditados realmente
corrijan sus errores bien y no al aventón.
Análisis,
Interpretación e informe del Capital Humano
La
auditoría no solamente es
una recolección de datos o un chequeo y listo ya termine, esto
va más allá es aquí donde podemos
auxiliarnos de la mejor herramienta que tenemos actualmente que es la
computadora y específicamente en programas como bases de datos donde se
realizara o se llevara a cabo un
análisis profundo que nos permita evaluar si lo realizado y aún lo que se dejó
de realizar, han servido para los fines y objetivos que en materia de personal
se ha fijado la empresa.
[1]Couto Lorenzo Luís, Auditoría del sistema APPCC,
Edit. Díaz de Santos, Pág. 8
[2] Rodríguez
Valencia Joaquín, Administración Moderna de Personal, Edit. ECASA, Pág. 43
[3] R. Wayne Mondy, Robert M. Noé, Administración de
recursos humanos, edit. Prentice Hall, Pág. 121
[4] Rodríguez
Rodal
Perspectivas de la Administración Internacional, Edit. Cengage
Learning, Pág. 33
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