Integración de Equipos de Trabajo 

1.    INTEGRACIÓN DE EQUIPOS DE TRABAJO

Cada vez que una empresa o incluso en una escuela se integran equipos de trabajo se hacen con el propósito de que los miembros de este saquen una tarea que les es asignada

                                                    

1.1. Definiciones de Equipo y Grupo de Trabajo

Antes de adentrarse a profundidad con el tema debemos diferenciar lo que es un grupo y un equipo de trabajo. Un grupo se define “como el conjunto de dos o más individuos que se relacionan y son interdependientes y que se reunieron para conseguir objetivos específicos”1, podemos ver que en estos la responsabilidad es individual, sus roles y actividades que realizan son asignadas y no cambian, de igual forma el liderazgo es individual, los conflictos por lo regular se tratan de evadir en lugar de resolverlos, se centran más en las tareas, no reconocen diferencias de valores, juicios e incompetencias entre sus miembros.

El equipo “es un conjunto de personas con objetivos comunes, con lazos cohesivos y afectivos intensos, comunicación fluida y abierta, con orgullo de pertenecer al mismo” 2, en estos vemos que  la responsabilidad es compartida, sus roles o actividades pueden cambiar dependiendo el tipo de trabajo que se realice, el liderazgo también es compartido, los conflictos se resuelven confrontándolos.

En las organizaciones es mejor que se  integren equipos en lugar de grupos porque en el equipo como hay objetivos comunes las personas se entienden mejor esto hace que todos se apoyen permitiendo avanzar más rápido en las tareas, y como en un grupo son interdependientes prefieren trabajar solos llegando atrasarse en sus actividades provocando que los objetivos si se cumplan pero no de manera rápida sino retardada.

1.1.1.   Beneficios y Contribuciones

Al trabajar en equipo podemos aumentar la calidad de trabajo, fortalecemos un espíritu colectivista es decir donde todos se ayuden, además de que sentimos compromiso con la organización, existe un mayor conocimiento e información ya que cada integrante tiene algo nuevo que dar, surgen nuevas formas de abordar un problema, se comprenden mucho mejor las decisiones ya que antes de tomarlas se analizan con mas cuidado, los puntos de vista tienden a ser más diversos y encontramos una mayor aceptación de las soluciones.

Cuando trabajamos con otras personas contribuimos a disminuir la carga laboral, esto porque todos los miembros del equipo colaboran, se tienen mejores resultados esto porque dos o más hacen el trabajo mejor que uno solo, se aprende a escuchar y respetar a los demás miembros.

1.1.2.   Comunicación, Motivación y Cohesión

La comunicación dentro de un equipo de trabajo es de vital importancia porque permite mantener enterados a todos los integrantes del equipo de lo que ocurre y establece un clima en la organización más adecuado porque  permite que se expresen los acuerdos y desacuerdos del trabajo a realizar.

Pero a veces esta no fluye bien gracias a las barreras de comunicación y no hacen otra cosa más que retardar y distorsionar la información.

La motivación es el “Procesos que dan cuenta de la intensidad, dirección y persistencia del esfuerzo por conseguir una meta”1, las empresas no motivan a los equipos lo que hacen es generar un ambiente donde ellos mismos se auto motiven, por lo general la motivación se da cuando los objetivos de la organización así como los individuales se alinean y se satisfacen mutuamente.

Cuando los equipos de trabajo están motivados se centran en las actividades, en los problemas y buscan solucionarlos, porque se tienen una actitud buena y positiva

En los equipos de trabajo cuando se tiene cohesión los integrantes sienten orgullo de pertenecer a este, se llevaban bien unos con otros e incluso mejoran su productividad, pero cuando no se tiene cohesión se observa a un equipo dividido porque  cada miembro mostrara un interés especial y no se interesa por el de equipo

  

                                                

1.2. Importancia de pertenecer a un Equipo de Trabajo

El integrar equipos de trabajo se hace con el fin de solucionar  problemas así como mejorar sus resultados en el trabajo de forma más efectiva, como sabemos dos cabezas piensan más que una y cuando se trabaja en conjunto con otras personas podemos llegar a resultados realmente buenos ya que cada uno aporta algo nuevo y al juntar esas aportaciones se analizan llegando a una mejor solución del problema.

1.3. Etapas y Duración de Vida de los Equipos

Los equipos de trabajo son como los seres vivos, evolucionan y se desarrollan. A si como los seres humanos viven ciertos periodos, en los equipos de trabajo podemos observar etapas por las que tienen que pasar estas son:

Etapa de formación u orientación: es aquí donde los miembros tiene incertidumbre con relación a su finalidad, estructura y liderazgo, es por ello que los miembros empiezan a conocerse cambiando de un conjunto de individuos a un grupo donde se explora en las conductas y formas de actuar de los demás.

Etapa de insatisfacción o conflicto: aquí los miembros reconocen y aceptan que son parte de un grupo, como su nombre lo dice los integrantes muestran cierta insatisfacción hacia al líder en caso de que existiera pero por lo regular surge uno, dicha insatisfacción la demuestran con enojo y frustración esto con respecto a objetivos y formas de actuar del equipo, en ocasiones estos miembros  insatisfechos llegar a irse y a veces ya no se van más allá pero suele haber descontento.

Etapa de organización o resolución: es aquí donde las relaciones se vuelven más fuertes y solidad, se trata de buscar una solución al conflicto que se hubiese generado, la insatisfacción disminuye y se empieza a valorar las aportaciones de cada uno dejando atrás las diferencias y malos entendidos y roses entre los miembros

Etapa de realización o producción: Se observa un ambiente de cooperación y orgullo es aquí donde las diferencias y malos entendidos son aceptados y ya no constituyen un obstáculo en el logro de objetivos porque dedican su tiempo, esfuerzo y energía en lo que hacen, se empieza actuar y pensar de forma positiva.

 Etapa de Separación o duelo: Es cuando el equipo logro el objetivo por el cual fueron formados, a sus miembros les gana el sentimiento y la nostalgia por la separación y buscan la manera de seguir ligados laboral y emocionalmente.

Hay que saber que no todos los equipos pasan por todas las etapas hay algunos que se llegan a la segunda etapa y se estanquen provocando que el equipo se disuelva, a veces se encuentran en la cuarta pero por alguna insatisfacción, problema o un conflicto,  retroceden a la segunda etapa. Su duración siempre va a depender de que tan grande o que tan pequeño sea la problemática.

1.4. Técnicas Recomendadas

Conocidas las etapas es de suma importancia que conozcamos algunas técnicas que se aplican en cada una de ellas, esto se hace con la finalidad de que los equipos puedan pasar por las primeras etapas y tener un mayor tiempo en la producción.

En la orientación es fundamental el Encuadre, aquí “se establece la misión, los objetivos del equipo y los resultados esperados, así como las reglas de operación del mismo: fechas y horarios, duración de las sesiones, coordinación de las  sesiones, manera de conceder la palabra y tiempo de empleo de la misma, toma y conservación de las minutas etc.” 2

La presentación breve es importante, por que es aquí donde cada uno de los miembros del equipo indica sus estudios, experiencias, pasatiempos, etc. Gracias a esto  los miembros se identifiquen porque más porque se empiezan a dar cuenta de las similitudes que tienen.

En las etapas de insatisfacción y solución se aplican técnicas que ayudan a descargar la tensión y estrés emocional, algunas de las técnicas que se aplican son:

En la palabra esta la clave, Me gustaría que…, Acuerdos y desacuerdos, Propongo que…. Todas estas técnicas consisten en que cada integrante pase al pizarrón, escriba su sentir y al final todos hacen conclusiones. Estos métodos ayudan a quitar la tensión, molestias, permitiendo que las personas se empiecen a integrar al equipo.

En la etapa de producción nos encontramos con las técnicas: corrillos, asamblea, tormenta de ideas, mesa redonda, foro, seminario, debate. En estas es importante que las reuniones sean planeadas con tiempo y no que sean de forma espontanea, podemos observar que en estas técnicas los integrantes aportan algo para elaborar las tareas o en su caso proyectos que realizan en conjunto.

En la separación se presenta tristeza porque logrados los objetivos el equipo se disuelve es por ello que se emplean técnicas como: álbum, fiesta de despedida, diplomas y reconocimientos, cartas de despedida, directorio, reuniones periódicas. Más que nada para seguir con esos lazos de amistad y cariño que se forjaron al ser parte del equipo.

1.5. Estilos de Trabajo en Equipo

Como se sabe cada persona tiene diversos estilos de personalidad, es decir todos tienen un comportamiento diferente ante los demás. Y en el ámbito laboral sucede lo mismo las personas tienen un estilo o un modo propio para poder realizar su trabajo. Existen ocho estilos de trabajo en equipo estos son:

Coordinar: aquí se establecen los objetivos, el líder distribuye las tareas o actividades a cada miembro, no necesariamente el líder sobre sale en aspectos intelectuales lo que hace es ganarse el respeto de todos, cuando dirige al equipo no lo hace de forma arrogante o déspota al contario muestra flexibilidad, tolerancia, confianza, también motiva a otras personas y busca las opiniones de los integrantes del equipo propiciando la comunicación.

Impulsar: Un impulsor busca a toda costa cumplir los objetivos establecidos, a diferencia del coordinar que busca la cohesión en el equipo, este llega a pasar por encima de los sentimientos de otros, puede ser impaciente, muestra individualismo yal mostrar agresividad provoca en los demás respuestas agresivas así como defensivas. Este estilo puede funcionar bien en empresas donde hay equipos flojos que no avanzan en sus actividades y obstaculizan el logro de objetivos.

Innovar: las personas con este estilo suelen tener mucha imaginación, creativas y brillantes, en ocasiones sus ideas no son del todo aceptadas, suele trabajar independientemente ya que no siente que tenga cohesión con el equipo aunque sus contribuciones mejoren a este, requieren de un excelente coordinador para que este les motive y así les surjan ideas originales y viables.

Evaluar: en ocasiones proveedores, innovadores e impulsores discuten entre ellos, cada uno siempre defenderá su postura, como anteriormente mencione un coordinador no es sobresaliente intelectualmente puede que no sea el correcto para saber cual de las aportaciones es la ideal, es aquí donde entra el evaluador este no debe tener ningún sentimiento emocional con ninguno de los que discuten debe estar lo más distanciado de ellos, tiene que escuchar ambas partes y entrar cuando se tomen las decisiones siendo imparcial a la hora de emitir una resolución, aunque no sea él el que debe tomar las decisiones su juicio es bastante considerado.

Proveer: aquí las personas tienen una gran habilidad para hacer contactos externos además de mostrar mucha importancia, es muy eficiente en las relaciones interpersonales esto porque es muy sociable y amistoso principalmente a la hora de conseguir recursos, por lo regular es aceptado por los demás por ser amigable y por tener buen contacto social, su especialidad es facilitar la relaciones humanas.

Completar: en este estilo las personas muestran cierta preocupación por aquellas cosas que no van bien, no tolera que haya errores por mínimos que sean, siempre esta revisando o verificando que todo los proyectos salgan bien cuando existen errores se preocupa por solucionarlos y observar que todo este bien planeado y organizado es por ello que suele estar tenso aunque sabe como manejar sus emociones, si empieza un trabajo procura terminarlo y no dejarlo a medias, a pesar de ser poco sociables son bien aceptados por los demás miembros.

Armonizar: una característica de este estilo es que debe promover los acuerdos entre los miembros del equipo, por lo general escucha las ideas y el sentir de los demás, una de las más grandes cualidades que debe tener es ser sociable debe de comunicarse bien con todos e inspirarles confianza además debe desviar los problemas personales y lograr que los integrantes contribuyan al logro de los objetivos por medio del buen humor, palabras de animo o cualquier comentario que desaparezca la tensión y no suele tomar las decisiones por todo el equipo.

Implantar: al igual que un evaluador este se preocupa por los detalles, son buenos cuando practican esquemas que ellos mismos han elaborado, son buenos organizando, dirigen a sus colaboradores, controlan sus emociones, les gusta el orden y la rutina.

Las personas adoptaran el estilo de trabajo en base a su propia personalidad por ejemplo si la persona es de carácter duro pueden adoptar un estilo evaluador, de completar y de implantar pero por el contrario si son más blandos y les gusta escuchar a los demás  adoptan el estilo de coordinar, el de proveer, completar e implantar.

                                                     

1.6. Tipos de Equipo de Trabajo

En las organizaciones existen diferentes tipos de equipos que son adecuados para diferentes propósitos o actividades distintas. En las empresas es usual ver equipos de trabajo para la solución de problemas, funcionales, multidisciplinarios y auto administrados son cuatro tipos de equipos diferentes y cada uno de estos tiene un propósito diferente.

En los equipos de trabajo para la solución de un problema podemos ver que los miembros son de diferentes áreas dentro de una empresa, para solucionar un problema suelen reunirse alrededor de una o dos horas a la semana.

En los equipos de trabajo funcionales se integran miembros de un mismo departamento o área y los problemas que usualmente solucionan son de su misma área es por eso que son constantes.

En los multidisciplinarios se integran empleados de diferentes áreas funcionales e incluso de diferente nivel dentro del organigrama de la institución, trabajan con tareas específicas

Y por último en los equipos de trabajo auto administrado los empleados laboran de forma diaria y constante, pueden pertenecer a un mismo departamento, pero por lo regular son como los multidisciplinarios. Programan sus tareas y rotan las actividades entre ellos y eligen a su líder el cual puede ir cambiando.

1.6.1.   Manejo de conflictos Intergrupales

Como se sabe un conflicto es un choque entre diferentes ideas. Algunas de las causas que lo originan son: los distintos puntos de vista, la rivalidad o lucha por el poder entre los líderes, competencia por los recursos por mencionar algunos. Para poder manejar un  conflicto existen tres posibles resultados para las interacciones conflictivas la primera se denomina Ganar-perder, al segundo resultado se le denomina Perder-perder, y por ultimo esta el Ganar-ganar.

En la mayoría de los conflictos siempre se busca que uno gane y los demás salgan perdiendo, a veces nos encontramos con personas que prefieren destruirse aunque eso implique que ellos tampoco ganen, lo ideal siempre será que todos ganen, el buscar un acuerdo así traerá benéficos para ambos.

Como bien sabemos los conflictos siempre se presentaran habrá quienes los evadan o los disminuyan pero lo ideal será enfrentarlos como usualmente se dice tomar al toro por los cuernos, hacerles frente y resolverlos. Algunos métodos que nos ayudan a lo anterior son:

Reconocer las diferencias de cada uno: solo Hay que imaginarnos si en el mundo todos actuáramos, pensáramos de la misma forma o si tuviéramos las mismas habilidades seria muy difícil avanzar es por ello que debemos ver que habilidades tiene cada uno para que las muestre y sea benéfico al equipo.

Eliminar lo más que se pueda la actitud de sabelotodo esto porque cada persona involucrada puede aportar algo para la solución, además suele generar un conflicto ya que la actitud que toma la persona que cree que lo sabe todo causa molestia y enojo hacia sus compañeros.

Hacer énfasis en las semejanzas es decir  mostrar objetivos, puntos de vista y metas compartidas o similares esto ayudara a que podamos sentirnos parte del mismo equipo, es importante recalcar que todos necesitamos de todos y si convivimos debemos tratarnos bien y ser felices.

Explorar los puntos de vista de los demás ayudara a que la comunicación sea más amplia y tenga fluidez, es importante que no se tomen actitudes a la defensiva sino ver la manera en que se entiendan los bandos.

Ponerse en los zapatos de los demás es recomendable, no solo se trata de cambiarse al otro bando sino que también entender  porque actúan de esa manera y comprender su molestia o insatisfacción hacia uno.

Por ultimo esta ver el conflicto como un reto para la creatividad, es decir buscar el ganar-ganar donde se pueda ver una participación activa de ambos bandos, ya no verse como enemigos sino verse como el equipo que son para buscar una solución que beneficie a ambas partes.